Доповідна записка є службовим документом,призначеним для інформування безпосереднього керівника або вищестоящої організації про події виробничого процесу. До таких подій належать етапи виконання поставлених трудових завдань, підсумки завершення конкретних робіт, а також події або факти порушень на виробництві.
Щоб даний вид документа мав юридичноїсилою, доповідна записка повинна бути написана без порушень вимог законодавства. Як виглядає доповідна записка (зразок) про порушення трудової дисципліни складена за всіма правилами діловодства?
Загальні вимоги до складання доповідної записки
Незалежно від того, наскільки часто вдокументообіг організації застосовується доповідна записка, зразок «Про порушення трудової дисципліни» повинен бути у відділі кадрів. Необхідно керуватися наступними правилами при складанні цього документа:
- Доповідні записки диференціюються на зовнішні,призначені для інформування вищестоящих організацій, і внутрішні, тобто документи, адресовані керівництву підприємства. Перші складаються виключно на фірмовому бланку організації із зазначенням дати складання, вихідного номера, скріплюється печаткою організації. Внутрішні доповідні записки досить написати на стандартному аркуші офісного паперу. Чи вказувати при цьому дату і реєстраційний номер, визначається правилами документообігу, прийнятими в організації.
- Текст документа викладається в строгому діловому формі, без емоційних висловлювань, народних мовних зворотів, нецензурних або двозначних виразів.
- При складанні слід керуватисяконкретними нормами трудового законодавства, положеннями посадової інструкції працівника та іншими нормативними вимогами, порушені або невиконані працівником в ході виробничого процесу.
- Для максимально точної оцінки описуваного вдоповідній записці випадку слід отримати у порушника письмові пояснення або скласти акт, якщо працівник відмовляється пояснити причини, що спонукали його порушити трудову дисципліну. Пояснення (акт) прикладається до доповідної записки. Крім того, в рекомендаціях про стягнення за проступок слід врахувати особисту характеристику винного працівника, наявність або відсутність раніше зафіксованих порушень та дисциплінарних стягнень, наслідки вчиненого проступку.
З чого починається доповідна записка?
Які обов'язкові реквізити повинна містити «шапка» такого документа, як доповідна записка? Зразок «Про порушення трудової дисципліни» наведено нижче. У верхньому правому куті бланка вказуються:
- Відомості про керівника, на ім'я якого пишеться інформаційний документ: посаду, П.І.Б.
- Реквізити організації.
- Відомості про укладача документа: посаду, П.І.Б., організація, в якій він працює.
Далі, при необхідності, в лівому кутку бланка фіксується дата складання і реєстраційний вихідний номер. Нижче пишеться найменування «Доповідна записка про порушення трудової дисципліни». приклад:
Доповідна записка Про порушення трудової дисципліни | Начальнику відділу РПТ Синельникової Ядвізі Степанівні лаборанта РПТ Рушникова Ігоря Івановича |
Структура викладу інформації в доповідній записці
Орієнтовна структура тексту доповідної записки і порядок викладу виглядають наступним чином:
- Констатуюча (фактична) частина, в якій міститься опис дисциплінарного проступку і суттєві обставини, супутні порушення.
- Аналітична частина містить висновки пронаслідки, які настали в результаті вчиненого дисциплінарного проступку. Слід зауважити, що даний розділ вноситься в залежності від ситуації, в якій подана доповідна записка про порушення трудової дисципліни. Зразок документа, як правило, містить цю частину, але можна обмежитися констатацією проступку і рекомендаційної частиною.
- Рекомендаційна частина. Тут упорядник може висловити свої міркування з приводу питання доповідної записки, а також внести пропозиції щодо усунення наслідків порушення виробничого процесу, включаючи призначення дисциплінарного стягнення провинився співробітнику. Інформація, викладена в заключній частині, повинна носити виключно рекомендаційний характер.
- Посада, П.І.Б., особистий підпис укладача документа. Дата написання.
зразок
Ось приклад того, як виглядає доповідна записка (зразок) про порушення трудової дисципліни:
| «Шапка», заголовок документа | Начальнику відділу РПТ Синельникової Ядвізі Степанівні лаборанта РПТ Рушникова Ігоря Івановича Доповідна записка Про порушення трудової дисципліни |
| Констатуюча (змістовна) частину | Доводжу до Вашого відома, що 18.01.2015 року асистент лабораторії РПТ Котов Геннадій Сергійович був відсутній на робочому місці з 15.40 до 18.00 годин. На наступний день Котов з'явився на роботу до початку робочого дня о 9.00 годині. Пояснення з приводу своєї відсутності на робочому місці Котов давати відмовився, ніяких виправдувальних документів не надав. Акт про відмову від пояснювальній додається. |
| Аналітична частина (складається при необхідності) | Котов Геннадій Сергійович працює в лабораторії РПТ більше трьох років. До своїх посадових обов'язків завжди ставився сумлінно, дисциплінарних стягнень раніше не мав. Відсутність асистента на робочому місці з 15.40 до 18.00 годин не створило істотних труднощів у виробничому процесі. |
| рекомендаційна частина | У зв'язку з допущеним порушенням трудової дисципліни прошу оголосити зауваження асистента лабораторії РПТ Котову Геннадію Сергійовичу. |
Відомості про укладача, підпис, дата | Лаборант РПТ рушник Ігор Іванович 19.01.2015 р |
</ P>
Що загрожує за порушення трудової дисципліни
Приклад пояснювальної записки. Як написати
Виписка з трудової книжки: зразок і форма
Службова записка: приклад. оформлення
Зразок трудової угоди з працівником
Цікаво, а що пишуть про себе в резюме?
Як виглядає зразок заяви на прийняття
