Протокол загальних зборів учасників ТОВ -надзвичайно важливий документ. Вимоги до складання протоколу ГСУ не закріплені на законодавчому рівні, проте звичаї ділового обороту і діловодства диктують певні правила його складання.
По-друге, саме в протокольній формі оформляються всі рішення по діяльності підприємства.
Протокол загальних зборів ТОВ зберігається на підприємстві і повинен бути наданий для ознайомлення будь-якому учаснику товариства за його першою вимогою.
Як правило, відповідальним за зберігання протоколів призначається директор підприємства, що обов'язково повинно бути відображено в його посадовій інструкції.
Протокол загальних зборів учасників ТОВ ведеться секретарем зборів або головою ГСУ.
У протоколі відображаються:
Слід зазначити, що протокол ОС може немістити перерахування всіх учасників персонально, але в такому випадку обов'язковим додатком до нього повинен бути лист реєстрації учасників, із зазначенням їх паспортних даних та особистим підписом кожного з них. Лист реєстрації складається у довільній формі і прошивається разом з протоколом.
Іншим варіантом може бути ведення журналуреєстрації. В такому випадку листи журналу нумеруються, прошиваються і скріплюються печаткою підприємства. Термін зберігання такого журналу не обмежений жодним нормативним актом.
Також рекомендується вести протокол роботи лічильноїкомісії. Сама лічильна комісія обирається рішенням зборів в складі голови і мінімум одного члена комісії. Підписується протокол головою і підшивається разом з протоколом ОС.
Всі протоколи ОС повинні зберігатися аж до ліквідації товариства, а потім передаватися на зберігання до архіву.
А як бути, якщо в ТОВ всього один учасник? Чи є обов'язковим ведення протоколу або досить оформляти рішення учасника? Закон не робить винятків для таких товариств. Протокол загальних зборів учасників ТОВ за формою і змістом нічим в цьому випадку не відрізняється від протоколу з великою кількістю учасників.
Також хочеться відзначити, що протокол - це лишетехнічний спосіб оформлення рішень учасників. Тому в разі судового спору юридично грамотно буде визнавати, що не відповідає закону саме рішення, а не протокол річних зборів учасників ТОВ. Однак недоліки у веденні протоколу можуть стати підставою для визнання рішень незаконними.
</ P>